Der Mac für Freiberufler und Selbständige

Wahrscheinlich ist dies der einhunderttausendste Beitrag zu diesem Thema, aber gerade im deutschsprachigen Raum ist es oft schwer gute Software zu finden.

Wenn man als Freiberufler oder Selbständiger arbeitet, tauchen immer wieder administrative Aufgaben auf, die gemeistert werden wollen:

Buchführung

Egal ob EÜR oder doppelte Buchführung, hier sollte auf jeden Fall keine Numbers-Datei herhalten. Leider gibt es auf dem Mac-Markt noch nicht viele Anbieter die wirklich professionelle Software anbieten.
Hier hängt es natürlich auch stark davon ab, ob ihr die Bücher selbst macht oder der Steuerberater.

Von den Programmen die ich getestet habe fand ich 3 erwähnenswert:

  • Mac-Habu macht einen guten Eindruck, ist aber wirklich nur etwas für Leute die sich in der Materie extrem gut auskennen. Splitbuchungen sind so z. B. nur auf Umwegen zu erreichen. Eine Schnittstelle für das Online-Banking ist vorhanden und funktioniert, allerdings eher mäßig. Die Optik ist Java und nicht so hübsch, wie man es als Macianer gewohnt ist.

  • msuFakt erinnert von der Oberfläche her an Webseiten aus dem Jahre 2000. Ich fand es furchtbar hässlich und unübersichtlich und habe mir den Rest gar nicht mehr angeschaut.

  • Monkey Bilanz ist für mich das einzige wirklich ernst zu nehmende Programm aus dieser Liste. Es beherrscht in der Standard-Variante Offene Posten und kann auch mit einer Variante für die Faktura aufwarten. Der Import von BankX oder MacGiro funktioniert reibungslos. Wünschenswert fände ich eine Integration mit Adressbuch und einen DTA-Export für Zahlungsaufträge, die bisher nur ausgedruckt werden können.

sicherlich gibt es auch noch die größere Liga wie Topix, aber das fand ich zu komplex für einen kleinen Betrieb.

Projekte und Aufgaben verwalten

Meine größte Schwäche wenn ich ehrlich bin. Gerade was Todos angeht, ist man die meiste Zeit auf der Suche nach dem heiligen Gral. Bei mir endet es meist darin, dass ich ein Programm teste, 3 Todos reinschreibe und dann einfach zum nächsten übergehe.

Bewährt hat sich seit einiger Zeit Circus Ponies Notebook, auch wenn es vielleicht nicht so sexy ausschaut wie viele seiner Kameraden. Der große Vorteil liegt für mich darin, dass wirklich alles dort hineinpacken kann.

Im Moment teste ich Contactizer Pro und bin überrascht, wie viel Systemintegration dort drin steckt. Ich bin nach 2 Test-Tagen bereits überzeugt, dass ich es kaufen werde, da es nicht nur Kunden, Projekte, Aufgaben und Termine verwaltet, sondern sogar noch Mailings, Serienbriefe und eine komplette Kommunikationshistorie bereithält.
Gerade im Bereich des CRM gibt es für den Mac kaum vernünftige Software (einzig ernst zu nehmen ausser Contactizer wäre noch Daylite, welches aber bisher nicht in deutscher Sprache verfügbar ist und auch um einges teurer ist als Contactizer.

Da die meisten Todos hier ohnehin per Mail eintrudeln, nutze ich bequem die Aufgabenliste von OSX. Wer es ein wenig hübscher mag, dem kann ich Things empfehlen.

Wer öfters im Team arbeitet und Aufgaben verteilen muss, der sollte auch mal einen Blick auf Collabtive werfen, welches einfach auf einem Server installiert wird. Nicht ganz Mac, aber nützlich.

Schriftwechsel meistern

Damit meine ich nicht nur Briefe schreiben, sondern diese bei Bedarf auch wieder zu finden.
Bisher habe ich einen Ordner »Schriftwechsel« in meinem Dokumente-Ordner, der alles schön beisammen hält. Für das Schreiben selbst hält Pages aus dem iWork-Paket her, weil es einfach super aussieht, perfekt mit dem Adressbuch arbeitet und sogar eine Änderungsdokumentation anlegt.

Wer Contactizer nutzt, kann Briefvorlagen für die wichtigsten Schreiben (auch einfache leere) erstellen und per Mausklick Einzel- oder Serienbriefe erstellen, die sogar direkt in die Kommunikationshistorie gespeichert werden. Sehr praktisch!
Vorlagen für Word oder Openoffice sind auch mit an Bord, ihr müsst also nicht zwingend auf Pages umsteigen.

Angebote und Rechnungen schreiben

Wer 3 Rechnungen im Jahr schreibt, der kann dies wunderbar in Pages oder Word erledigen und benötigt nicht noch eine spezielle App hierfür.

Grundsätzlich sollte man unterscheiden zwischen Zeitbasierten Abrechnungen und einer Warenwirtschaft die ein Lager verwaltet. Auch die Größe des Kundenstammes spielt hier sicherlich eine Rolle.

Wer hauptsächlich ein Lager verwaltet, dem empfehle ich das oben erwähnte Monkey Office (Bilanz ist nur für die Buchhaltung, Office hat auch eine Warenwirtschaft integriert).

Wer es zeitbasiert hält, hat hier die Qual der Wahl. Für mich war es von hoher Priorität, dass ich das Format der Rechnungsnummern einstellen kann. Sehr beliebt sind:

  • Billings, welches auch ein paar sehr hübsche Vorlagen bereithält, Zeiten misst und sich gut in Daylite (s. o.) integriert. Ich habe das Programm getestet, fand es aber extrem unübersichtlich und das Erstellen einer hübschen Rechnungsvorlage war nicht gerade komfortabel im Programmeigenen Editor. Die aktuelle Version ist noch nicht lokalisiert und somit bisher nur in englischer Sprache verfügbar.
    Sicherlich ein feines Programm für einen guten Preis, mir war es allerdings zu unübersichtlich.

  • Invoice habe ich ebenfalls getestet und es machte einen sehr guten Eindruck. Komplett lokalisiert, nettes Interface und sehr viele Möglichkeiten zur individuellen Einstellung. Das freie Programm Lumina vom selben Anbieter zeichnet Zeiten auf und integriert sich wunderbar.
    Der einzige Grund, warum meine Wahl nicht auf Invoice fiel war der PDF-Export der Rechnungen, der wirklich absolut grauenhaft aussah. Über Umwege (Druckvorschau und dann über Vorschau drucken und exportieren) ließ sich das beheben, aber das war mir zu umständlich.
    Neuerdings gibt es »Totals« aus derselben Softwareschmiede, dieses habe ich allerdings noch nicht getestet.

  • iBiz habe ich in der Version 4 ebenfalls noch nicht getestet. In der Version 3 hat es allerdings schon einen verdammt guten Eindruck gemacht. Zeiten lassen sich nicht nur über einen Timer aufzeichnen, sondern es werden auf Wunsch auch die Zeiten innerhalb eines Programmes aufgezeichnet.
    In der Version 4 kann iBiz auch Angebote erstellen, was ich in der Version 3 noch schmerzlich vermisst habe. Kunden werden mit Hilfe des Adressbuches verwaltet – hier wird einfach eine Gruppe angelegt. Für Zahlenmenschen und Statistiker bietet es eine gute Zusammenarbeit mit der Software iBank aus gleichem Hause.
    Für knappe 40 USD ist das Programm zu haben – definitiv ein guter Preis.

  • GrandTotal kommt für kleine 49€ daher und ist Bundle mit TimeLog für einen schlappen Zehner mehr zu haben. Die Lokalisierung ist vollständig und gut gelungen.
    Besonders nützlich finde ich in der Kombination GT + Timelog, dass die Zeiten die in Timelog erfasst werden auch autmatisch in GrandTotal zur Abrechnung zur Verfügung stehen. Ich selbst bin vor einiger Zeit auf Timelog + GrandTotal umgestiegen und habe diesen Schritt nicht bereut.
    Die Kunden können einfach über das Adressbuch angelegt werden und dank des neuen Plugin-Systems können sogar Serienbriefe oder Adressaufkleber schnell erstellt werden.
    Überzeugt hat mich aber vor allem das Anlegen der eigenen Rechnungsvorlagen: wer bereits einen Briefkopf in Illustrator & Co erstellt hat, zieht diesen einfach als PDF in das Programm und es wird dort als Hintergrund hinterlegt. Schneller geht’s nicht. Für den Versand von Angeboten per Mail lassen sich auch entsprechende Mail-Templates festlegen.
    Wer nicht auf Timelog setzen will, kann auch Daten von mite importieren.

Erwähnenswert an dieser Stelle finde ich noch Saldomat welches noch recht jung ist und eigentlich auch gar nicht zur Kategorie Rechnungen und Angebote gehört. Es sitzt als kleines Icon oben in der Menüleiste und fragt die Bewegungen des Bankkontos ab. Eigentlich nichts weltbewegendes… wenn da nicht die Export-Möglichkeiten wären. Mit einem Klick landen die Informationen und Transaktionen nämlich in einem der zahlreichen Finanzverwaltungs-Programme. Ganz neu ist aber die Funktion, Zahlungen mit GrandTotal abzugleichen, was bei mehreren Rechnungen pro Tag sicherlich einiges an Arbeit erspart.

Kundeninformationen beisammen halten

Für einfache Adressverwaltung reicht sicherlich das Adressbuch von OSX aus. Auf meiner Suche nach einer guten Verwaltung habe ich besonderen Wert auf gute Integration in das System gelegt, da ja auch GrandTotal und Pages (Briefe) mit dem Adressbuch zusammenarbeiten.

Leider gibt es nicht viele CRM-Lösungen für den Mac. Die umfangreichste ist sicherlich das oben schon erwähnte Daylite, welches aber mit dem Adressbuch leider nur mäßig kommuniziert.
Bento ist sicherlich eine gute Wahl, wenn man ein paar zusätzliche Infos und Notizen sammeln möchte.
Wie ich oben schon erwähnt habe, bin ich mittlerweile bei Contactizer gelandet, welches mir einen schnellen Überblick über den Email- und Schriftverkehr ermöglicht. Auch Telefonate und Chatprotokolle können hier mit Notizen erfasst werden, was sicherlich von Vorteil ist, wenn man mal eben über Skype noch ein paar Details bespricht.

Alleskönner

Wirkliche »Alleskönner« gibt es natürlich nicht, aber doch einige Programme, die reichlich abdecken. Das mehrfach erwähnte Daylite kann so ziemlich alles außer Rechnungen schreiben.

Interessant für Kreative und kleine Agenturen dürfte auch Revolver Office sein, welches auch Email- und Schriftverkehr integriert. Die Software basiert auf Filemaker und ist somit für Windows und Mac verfügbar. Kundenverwaltung, Zeitaufzeichnung, Projekte verwalten… hier wurde wirklich an alles gedacht. Allerdings gibt es wie immer auch einige Wermutstropfen:

  • keine Integration mit dem Adressbuch

  • keine Integration von Mail oder iCal

  • Filemaker-Oberfläche, also alles andere als Mac-chic

Kostenpunkt liegt bei 399€, was natürlich schon ein stolzer Preis ist.

Es gibt natürlich auch die eine oder andere Webapplikation. Ob und wie man diese nutzt bleibt jedem selbst überlassen. Ich zumindest möchte meine Kundendaten und Rechnungen nicht irgendwo auf einem Server gespeichert wissen, von dem Hacker wissen dass es dort wohl einige Daten abzustauben gibt.

Und wenn ihr den heiligen Gral der Todo-Listen finden solltet… immer her damit :-)


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Kommentare

  1. Robert Summers schrieb am 28.04.10:1

    Was für eine schöne, intelligente und übersichtliche Zusammenstellung von Darstellungen verschiedener Applikationen für den Freiberufler! Herzlichen Glückwunsch! Nachdem ich selbst gerade über das CRM-System INTex Kontakt, das auch aus einer ganzen Suite von Business Applikationen stammt, hätte ich mich natürlich gefreut, hier eine vergleichende Einschätzung zu finden. Ich werde mich mal mit GrandTotal befassen, auch wenn ich eigentlich eher den Schwerpunkt CRM wegen der Themen Marketing, Akquise, Vertrieb suche.


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